שיטות לניהול משימות שירה הרצנו דוברת אנימלס
טיפים לדוברת המתחילה

ניהול משימות – זו השיטה הפשוטה שלי

נשאלתי לאחרונה איך אני מנהלת את המשימות שלי, אז חשבתי לעצמי – למה שלא אחלוק את הידע עם העולם, או לפחות עם מי שקוראות וקוראים את הבלוג הזה 🙂

אתחיל ואגיד ששיטת ניהול משימות היא אינדיבידואלית בעיניי. כל אחת צריכה למצוא את הדרך שלה. העקרונות שחייבים להתקיים בה לדעתי הם פשטות, נוחות וקיימות – משהו שנוח להחזיק ולהתמיד בו, שנועד להקל ולא לסרבל. מי שטוב לה באפליקציות – שתלך על זה. מי שאוהב לרשום במחברת ולסמן וי ממש עם העט – יופי. העיקר שזה משהו שתוכלו לסגל לעצמכם, ולהמשיך איתו לאורך טווח.

אצלי זה גוגל דוק. אני אוהבת את הפשטות שלו שהוא נגיש מכל מחשב ומהסלולרי. 

בראשית הדוק שלי מופיעים היעדים החודשיים. אני מעיפה עליהם מבט פעם ביום או יומיים, הם עוגן שטוב לחזור אליו. לאחר מכן מופיעות כותרות "ראשון, שני, שלישי, רביעי, חמישי (ובמקרים חריגים גם "סופ"ש", בחיי שאני משתדלת שלא), והמשימות השוטפות נכתבות בימים שאני מתכוונת לבצע אותן על פי תעדוף. זו לא סתם רשימת טו דו – לפני שמשימה נכנסת ליום מסוים, אני לוקחת בחשבון את הגודל שלה ואת הלו"ז שלי באותו יום. אם יש לי יום עמוס בפגישות, לא אכניס משימה גדולה שלא ריאלי שאבצע. לעומת זאת, אם זה יום ששריינתי לעצמי זמן עבודה שקט (נוהג חדש שאימצתי לאחרונה), אכניס בו משימה גדולה שמצריכה ריכוז. משימות דחופות שחייבות להתבצע באותו יום ימורקרו. משימות שכדאי מאוד שיתבצעו באותו יום יודגשו. משימות אחרות – עשויות לעבור ליום אחר אם לא בוצעו באותו יום כי החיים קרו (השאיפה היא שזה יקרה כמה שפחות, ושהתכנון מראש יהיה ריאלי). זהו, זו התורה העיקרית. 

בהמשך הדוק יש רשימה נוספת של משימות עתידיות שטרם הבשיל הזמן לביצוען ומשימות תשתית, שמשתלבות מעת לעת בשוטף. יתכן שיש עוד דרך לשכלל את העבודה על משימות התשתית, מה שנקרא – to be continued.

כלי נוסף שמסייע לי הוא תיבת המייל. בעבר, העדפתי לכתוב את כל המשימות בדוק המרכזי, אבל עם הזמן הבנתי שמשימות מעקב קטנות מעמיסות עליו, יוצרות זמן ניהול מיותר שלהן ושיותר נוח לי לנהל אותן במייל לפי העיקרון של – מה שלוקח פחות מ-5 דק' של עבודה – אני עושה באותו רגע. זה אומר למשל, שאם אני צריכה לתזכר עיתונאית שאני ממתינה לתשובה – אני מנהלת את זה דרך מייל שתזמנתי לעצמי. כנ"ל כל מעקב אחר או משימה קטנה שצריכה להתבצע בזמן ידוע בעתיד הקרוב או הרחוק. ובכלל, הכלי של מייל מתוזמן לעצמנו או לאחרים זה החיים, ואני ממליצה בחום לגלות אותו.

ההפך מלשכוח זה לכתוב. בכל רגע שצצה משימה – אני כותבת אותה בגוגל דוק או שולחת מייל לעצמי. אם במהלך פגישה כתבתי במחברת – אחרי הפגישה זה יכתב בדוק או במייל. אם קיבלתי סיכום פגישה שיש בו משימות עבורי – הן יבוצעו מיד, יעברו לדוק, או יתוזמנו במייל שיקפוץ לי במועד שבו אני מתכוונת להתפנות לזה. ואם חשבתי על משהו – אני כותבת. להחזיק משימות בראש זה גם מעמיס וגם מתכון לפספוס, ואף אחד מהם זה זה לא כיף גדול.

בונוס:

המיילים אצלי לא מצטברים באינבוקס אחד על גבי השני על גבי המאות שמתחת. מייל שסיימתי את הטיפול בו (זמני כי תזמנתי למועד אחר או תמידי) מאורכב. זה נקי, זה מסודר, זה מפנה עומס ויזואלי ומחשבתי. ואחד הדברים הכיפיים זה לצאת לסופ"ש כשתיבת המייל ריקה. נסו ותהנו, עלי!   

[ועכשיו כשסיימתי לכתוב את הטקסט הזה – אני יכולה למחוק את המשימה מהגוגל דוק. תענוג!]

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *